Li recentemente no The New Yorker um artigo do escritor Cal Newport em que ele argumenta que os e-mails estão nos deixando profundamente infelizes. De acordo com ele – e apoiado por vários estudos e especialistas – os emails criam “um ciclo tortuoso que aumenta nossa quantidade de trabalho ao mesmo tempo em que frustra, por meio da distração constante, nossa capacidade de realizá-lo com eficácia”. Mais grave do que isso, no entanto, é que, segundo Newport, o e-mail é uma forma “desumana” de trabalhar em equipe.

Fiquei um tempão refletindo sobre isso: será que existe uma forma de tornar o e-mail mais humano - menos uma fonte de estresse e mais uma ferramenta de conexão, sem perder a praticidade? 

Aqui vão algumas coisas que eu pensei:

1. Pergunte se o email é mesmo necessário.

Emails são como embalagens: práticas, muitas vezes necessárias, mas inegavelmente poluentes. Então, vamos ser ecológicos - quero dizer, econômicos com o seu uso. Se for supérfluo, não escreva. 

2. Copie só quem realmente importa.

Pelos mesmos motivos citados acima, não mande um email para quem não precisa recebê-lo. 

3. Escolha a hora certa.

Toda forma de comunicação tem um texto e um subtexto. Quando um chefe envia um email a seus subordinados no domingo, às onze da noite, o subtexto é: “não existe folga do trabalho”. Uma mensagem assim, dependendo do ambiente de trabalho, pode ser muito desagradável. Se necessário, escreva, mas deixe para enviar na manhã seguinte.

4. Seja claro e objetivo.

Não é o momento de escrever textão. Procure ser o mais objetivo possível, sem ser frio, o que nos leva ao próximo ponto…

5. Seja simpático.

Claro que o tom depende do assunto, do destinatário e da área de atuação, mas seja o mais agradável possível. Lembre que suas palavras vão ser lidas por uma pessoa de carne e osso. Sugiro fechar os olhos, visualizar seu(s) destinatário(s) e colocar uma frase ali que possa ser lida com um sorriso. 

6. Não seja preguiçoso.

Esquecer de usar letras maiúsculas para começar a frase ou economizar na pontuação – ou, pior, deixar de assinar o seu nome no final – dá a impressão de que você não se importa nem com o básico da cordialidade. 

7. Tenha paciência.

Estamos todos sobrecarregados, com caixas de mensagens transbordando. Sejamos pacientes – tanto para ler e responder os nossos emails quanto para aguardar as respostas.

Foram essas as dicas que me surgiram, mas a ideia deste post é ser um ponto de partida para descobrirmos uma forma mais humana de nos comunicar por e-mail.  E aí, quais são as suas dicas para escrever o e-mail perfeito?